Metodologia de Trabalho
Introdução
Tendo em vista a aplicação da gestão do conhecimento na UFSCar, apresenta-se, a seguir, a metodologia adotada pelo DeGPI na modelagem dos processos institucionais.
Atendimento
Priorização
Toda demanda será direcionada, via processo SEI (tipo: Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem, classificação por assunto: 016.5), ao (presidente do) Grupo de Trabalho de Reestruturação Organizacional da Universidade (Portaria 6194/2023 - link externo) - cuja unidade de destino é a SPDI - que tratará da ordem de prioridades, encaminhando o processo ao DeGPI, sempre que um processo da fila for concluído.
A partir deste momento iniciam-se as etapas e prazos abaixo.
1 - Levantamentos
1.1- Quem
Objetivo: identificar atores (pessoas e unidades) competentes e/ou responsáveis pelo processo atual.
Prazo - DeGPI: até 2 dias úteis do recebimento da demanda, via processo, para início do levantamento.
1.2 - Porquê
Objetivo: identificar a base legal ou normativas internas que motivam tal processo: sua real necessidade e finalidade.
Prazo - DeGPI: 7 dias úteis, a contar do recebimento da resposta quanto aos responsáveis, para pesquisas de normativas internas e a base legal (quando houver) referente ao processo (passível de prorrogação documentado via SEI)
1.3 - Retrato atual
Objetivo: construir um retrato do processo como vem sendo realizado - atual / histórica e culturalmente na UFSCar.
Prazo - DeGPI: a entrega deste diagnóstico dependerá das oitivas individuais e em grupo, referente às atividades realizadas atualmente no respectivo processo. Terminadas as reuniões, o prazo será de 15 dias.
Observação: serão realizadas reuniões individuais e em grupo com os envolvidos no processo, que tenham sido indicados no respectivo levantamento, e outros que sejam identificados ou apontados como relacionados ou com competências dentro do processo em questão.
1.4 - Paridades
Objetivo: identificar se e como o processo é realizado em outras universidades.
Prazo - DeGPI: 7 dias úteis após a apresentação do retrato atual. (Trata-se de um prazo interno, que será somado a outros na elaboração da minuta do fluxo descritivo).
Observação: poderão ser realizadas reuniões com os responsáveis de outras universidades.
1.5 - Desafios
Objetivo: identificar gargalos e pontos críticos no diagnóstico do processo atual.
Prazo - DeGPI: 3 dias úteis após a apresentação do retrato atual. (Trata-se de um prazo interno, que será somado a outros na elaboração da minuta do fluxo descritivo).
2 - Elaboração
2.1 - Minuta
Objetivo: elaborar, com base nos levantamentos realizados, o primeiro esboço do mapeamento do processo, a partir do modelo atual, já com aderência às necessidades, competências e paridades, com foco no ajuste dos fatores críticos de sucesso e outras sugestões de aperfeiçoamento.
Responsabilidade: DeGPI (com possíveis reuniões com as unidades competentes)
Prazo - DeGPI: 10 dias úteis para conclusão da minuta e agendamento de reunião com os interessados.
2.2 - Avaliação
Objetivo: análise da proposta apresentada para ajustes, correções e/ou aprovação.
Responsabilidade: Demandante (em conjunto com atores e/ou unidades competentes).
2.3 - Entrega
Objetivo: Adequar o fluxo descritivo elaborado conforme ajustes necessários e solicitar a validação e autorização para publicação.
Responsabilidade: DeGPI
Prazo - DeGPI: 15 dias após a conclusão da avaliação documentada via SEI.
3 - Publicação
3.1 - Página da Gestão de Processos
Objetivo: publicar o fluxo elaborado na página de Gestão de Processos, vinculada à SPDI.
Responsabilidade: DeGPI
Prazo - DeGPI: 2 dias após a validação (via SEI) do fluxo adequado.
3.2 - Registros no Processo SEI
Objetivo: anexar impressão (PDF) da página publicada no processo SEI referente à criação do fluxo.
Responsabilidade: DeGPI
Prazo - DeGPI: imediatamente após a publicação do fluxo.
Observação: sempre que houver uma alteração no fluxo do respectivo processo, uma nova impressão da página, em PDF, é anexada ao processo SEI.
3.3 - Página (site) da(s) Unidade(s) Responsável(eis)
Objetivo: as unidades com interesse no processo deverão usar links para a publicação oficial da página de Gestão de Processos, evitando duplicidade de informações, conflitos e falhas de atualização.
Responsáveis: todas as unidades com interesse na divulgação do respectivo processo.
4 - Considerações Importantes
4.1 - Durante a etapa de levantamentos (1), um documento interno é preenchido com os dados coletados.
4.2 - Na etapa de elaboração (2), com base no documento gerado (4.1), é criado um fluxo descritivo, ou seja, um tutorial - passo a passo, de como aquele processo é ou passará a ser executado.
4.3 - Todas as etapas e formalizações são registradas no processo SEI gerador da demanda, bem como as futuras alterações, revisões ou atualizações, conforme observado no item 3.2.
4.4 - Serão construídas quantas páginas forem necessárias no site da Gestão de Processos para que o fluxo possa ser melhor detalhado e facilmente seguido pelo usuário interessado.
4.5 - Para além da completa e efetiva transparência das informações, é imprescindível que a orientação do item 3.3 seja seguida, a fim de evitar desatualização, duplicidade ou conflitos de informações.