Mapeamento de processos

Esta página trata dos detalhes do processo acima, de acordo com a metodologia disponível na página do DeGPI/SPDI.
 

Processo 23112.008375/2023-51
Última atualização: 07/06/2023.

 

1.1 Quem

DeGPI / SPDI / R
O mapeamento é sempre realizado em conjunto com as unidades demandantes ou competentes / responsáveis pelo respectivo processo.

 

1.2 Porquê

A modelagem de processos atende o principal pilar da Governança, a transparência e, dentro do atual modelo de governança na UFSCar, a gestão superior considerou necessária a criação de uma unidade para avaliar e construir um modelo de gestão por processos na Universidade, dando origem ao Departamento de Gestão de Processos Institucionais (DeGPI), vinculado à Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (SPDI), através da Resolução COAD nº 53 de 21 outubro de 2022 (link externo).

Alinhado a este modelo, também foi instituído pela Portaria GR nº 6194/2023 (link externo), o Grupo de Trabalho para analisar a atual estrutura organizacional da Universidade, que visa conectar a hierarquia de processos institucionais a estrutura da Instituição, possibilitando uma melhor adequação e reestruturação da mesma.

Importa mencionar que a modelagem de processos desempenha um papel fundamental na Gestão do Conhecimento Organizacional. Sua abordagem visual facilita a compreensão e documentação das atividades, recursos envolvidos, interações entre departamentos e entradas e saídas de cada etapa do processo.

Ao modelar processos, captura-se o conhecimento de como as atividades são executadas, gerando um conhecimento de como elas devem ser realizadas. Isto permite que o conhecimento sobre os processos seja disseminado de forma eficiente, atingindo um público mais amplo.

Além disso, a modelagem facilita o treinamento e capacitação de novos colaboradores, servindo como orientação, reduzindo curvas de aprendizado e reforçando a cultura organizacional.

Através da modelagem de processos, é possível identificar gargalos, redundâncias e tarefas ineficientes que não agregam valor, possibilitando a melhoria contínua da organização.

Por fim, a modelagem de processos permite entender o ciclo de vida de um processo, suas atualizações e mudanças ao longo do tempo.

 
Referências bibliográficas:

NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criação de conhecimento na empresa. Rio de Janeiro: Campus, 1997.

PROBST, Gilbert; RAUB, Steffen; ROMHARDT, Kai. Gestão do conhecimento: os elementos construtivos do sucesso. Porto Alegre: Bookman, 2002.

STEWART, Thomas A. Capital intelectual: a nova vantagem competitiva das empresas. Rio de Janeiro: Campus, 1998.

 

1.3 - Retrato atual

Até o momento, a UFSCar não possui modelos formais de processos, apenas conhecimento tácito, presente no servidor e não na estrutura organizacional, sendo esta a primeira ação formal, com a criação do DeGPI, de institucionalizar os processos da Universidade.

A primeira ação do DeGPI, neste sentido, foi a padronização de conceitos relacionados à gestão de processos, formalizada no processo 23112.008375/2023-51, e informada na 67ª reunião do COAD (veja a ata da reunião - link externo para documento em pdf - linhas 52 a 104).

 

1.4 - Paridades

Durante a criação do departamento foram realizados diversos levantamentos, cujos detalhes foram apresentados em reunião com a SPDI e GVR, antes da criação do GT supracitado.

O documento encontra-se disponível no Google Drive do DeGPI e pode ser acessado neste link (link externo).

Entre outras conversas com IFES, uma reunião com a UFRGS trouxe luz a alguns pontos adicionais relevantes:

  • SUGESTÃO: começar por projetos menos complexos com maior facilidade e rapidez de entrega, assim, aos poucos, incorporar a gestão por processos na cultura organizacional, e facilitar ou aumentar a fluidez dos trabalhos futuros.
  • DESAFIO: são comuns desgastes e dificuldades quanto à finalização dos processos, devido ao desinteresse, muitas vezes, do próprio solicitante, em especial pela grande demanda de reuniões e levantamentos necessários para o cumprimento da modelagem dos processos.
  • DISPARIDADES: o número de servidores envolvidos ali (assim como em outras instituições) é muito maior, incluindo cargos de FG e CD, através de unidades com status ou hierarquia superior.
  • VANTAGEM: estamos desenvolvendo o trabalho com metodologia própria, clara e simples, conceitos aprovados pelo Conselho de Administração, e tendo o produto final diretamente apresentado no site da unidade.

 

1.5 - Desafios

Este item, também relacionado aos gargalos ou pontos críticos do processo, em geral, são identificados após a realização do diagnóstico sobre o processo atual na universidade (item 1.3) e, neste caso, o processo está sendo construído do zero. No entanto, também são observados desafios e pontos críticos na comparação realizada no item anterior (1.4), quando é possível usar o conhecimento produzido em órgãos similares (IFES) a partir de experiências com o mesmo tipo de processo.

Dito isso, os pontos identificados no item 1.4 (com exceção de desafios alheios ao fluxo, ou seja, equipe reduzida, por exemplo) já são levados em consideração, abaixo, na construção do fluxo do processo.

 

2.1 a 2.3 - Fluxo descritivo

Considerando que a construção deste processo se dá exclusivamente dentro do DeGPI, que trabalha alinhado ao Grupo de trabalho já citado nesta página, que conta com a participação (presidência) do Secretário da SPDI e da Vice-Reitora da universidade, os passos de minuta (2.1) e avaliação (2.2) são realizados concomitantemente, apresentando-se o fluxo abaixo (2.3), em definitivo, para ser disponibilizado na sequência.


Observações importantes:

  1. observar a metodologia detalhada no site do DeGPI (neste link), em especial as considerações finais;
  2. observar os processos já levantados, em mapeamento ou já mapeados na página do DeGPI;
  3. a UNIDADE INTERESSADA pode levar proposta de processo ao DeGPI, inicialmente, via e-mail, agendando reunião, caso necessário, para reunir maiores informações antes de iniciar os passos abaixo.

Siglas:

DeGPI - Departamento de Gestão de Processos Institucionais;

GVR - Gabinete da Vice-Reitoria;

SPDI - Secretaria Geral de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais.

 

Fluxo descritivo:

  1. UNIDADE INTERESSADA deve abrir processo SEI do tipo Gestão de Processos: Mapeamento e Modelagem, alterando ou incluindo a Classificação por assunto para: 016.5 (Organização e funcionamento. Gestão de Processos. Gerenciamento de Desempenho).
     
  2. UNIDADE INTERESSADA deve formalizar ofício para a SPDI, ao Sr. Secretário e Presidente do Grupo de Trabalho de Reestruturação Organizacional da Universidade (Portaria 6194/2023).
     
  3. O Presidente do GT levará ao assunto para conhecimento e alinhamento de prioridades, incluindo o processo na fila de demandas para mapeamento (disponível no site, conforme item b das observações iniciais), ou devolvendo o processo ao solicitante, com as devidas justificativas.
     
  4. Caso o processo seja direcionado para modelagem, o presidente do GT o encaminhará com despacho ao DeGPI, detalhando a demanda e sua respectiva ordem de prioridade.
     
  5. DeGPI recebe o processo, inclui as informações na respectiva página de processos institucionais e, conforme a ordem de prioridades, dará início aos levantamentos e ações relacionadas na metodologia citada no item a das observações iniciais.
    5.1. Os prazos estimados estão detalhados na metodologia e algumas reuniões serão necessárias.
     
  6. Realizados os devidos levantamentos e discussões necessárias, DeGPI deve entregar via processo, em versão editável e em PDF, minuta do fluxo descritivo a ser avaliada pela(s) área(s) demandante(s) ou envolvida(s).
     
  7. UNIDADE DEMANDANTE, com anuência de todos os envolvidos, conforme o caso, responde ao processo com eventuais necessidades de revisão, ajustes ou com a aprovação do fluxo.
     
  8. DeGPI publica o resultado do trabalho na lista de processos mapeados na página de Processos Institucionais e inclui, em agenda interna, previsão para acompanhamento e revisão do respectivo processo. 
     
  9. DeGPI imprime em PDF a página publicada e junta no mesmo processo SEI.
     
  10. DeGPI encaminha processo SEI com despacho à(s) unidade(s) demandante(s) e/ou envolvida(s), informando a publicação, com cópia à SPDI para dar conhecimento ao Grupo de Trabalho de Reestruturação Organizacional da Universidade.
    10.1. Este mesmo processo SEI deverá ser utilizado para solicitações de alterações, quando necessário.
              10.1.1a - O número do processo SEI consta nas páginas publicadas.
              10.1.1b - Caso um novo processo SEI seja aberto com este fim, deverá ser vinculado ao primeiro.
    10.2. Sempre que houver uma alteração no fluxo do respectivo processo, uma nova impressão da página, em PDF, é anexada ao processo SEI.
     
  11. A UNIDADE RESPONSÁVEL E DEMAIS ÁREAS INTERESSADAS no respectivo processo modelado que tenham necessidade ou interesse em publicar o fluxo em seus sites ou páginas oficiais, deverão fazê-lo, EXCLUSIVAMENTE, por meio de link para a página oficial de Processos Institucionais, onde o processo mapeado foi originalmente publicado, a fim de evitar duplicidade ou conflito de informações, além de falhas de atualização.